Как сэкономить на документообороте компании

Около 10% выручки компании тратят на печать, сканирование и другую работу с бумагами, говорится в исследовании IDC. В итоге эти средства расходуются неэффективно — много денег уходит на стандартные и повторяющиеся процессы. Сэкономить на документообороте можно с помощью современных устройств, которые умеют автоматически переводить на другие языки тексты с бумажных документов, опознавать личность сотрудника (и выдавать ему только его документы), контролировать процесс печати личных курсовых работ и автоматически заполнять базы данных после сканирования бумаг. Все это поможет бизнесу сэкономить до трети бюджета документооборота.

 

Сколько можно сэкономить на документообороте?

Около 15% IT-бюджета средних и малых компаний расходуется на печать отчетов, приказов, писем, презентаций, говорится в отчете Quocirca SMB MPS Study. Тратятся не только деньги, но и время, которое можно было бы использовать для получения прибыли. Если операция (сканирование паспортов, договоров или бухгалтерских документов) повторяется по 10-15 раз в день, она занимает существенное время, которое не приносит прибыли компании. Поэтому бизнесу можно и нужно заниматься документооборотом осознанно: это поможет сэкономить и время, и деньги.

Расходы вполне реально сократить на треть за счет уменьшения затрат на передвижение всех документов внутри организации и средств, которые уходят на печать. (Даже простое объявление среди сотрудников о том, что отныне процесс будет контролироваться и личные бумаги печатать запрещено, дает небольшой экономический эффект).

 

Вся работа с бумагами — очень медленная. Как ускорить документооборот (чтобы сотрудники могли заняться важными задачами)?

Офисные сотрудники часто сканируют, сохраняют, отправляют документы на чью-то почту, затем переименовывают файлы, сохраняют и используют в дальнейшей работе. Всю эту цепочку можно автоматизировать: оргтехника может сама называть отсканированный документ и отправлять его в нужную папку. Такие возможности есть у многофункциональных устройств Xerox семейств VersaLink и AltaLink на платформе Xerox ConnectKey. Благодаря этому, например, можно упростить отправку подписанных договоров контрагенту.

Кроме того, умное печатное устройство Xerox может стать индивидуальным для любого отдела, будь то HR (сканирование документов новых сотрудников и автоматическое внесение данных в любую систему), офис-менеджмент (сканирование подписанных договоров, писем и их сохранение в облаке) или бухгалтерия (распределение отсканированных документов по необходимым папкам в соответствии с типом документа). На него можно установить специальные приложения и кнопки, а у каждого сотрудника может быть собственный экран, созданный только под его задачи. Также эти устройства сэкономят время сервисной службе вашего офиса. Приложения устройства могут самостоятельно сообщать о сбоях работы устройства в help desk. Администратор начнет устранять проблемы с качеством печати или нехваткой бумаги еще до того, как об этом узнает остальной офис.

 

Мои сотрудники постоянно печатают какие-то личные документы. Как их перевоспитать?

Часто сотрудники используют оргтехнику бессистемно: печатают курсовые работы, личные документы, книги, рефераты для детей. Но эту практику можно легко ограничить: достаточно предупредить сотрудников, что руководство будет видеть все, что вы распечатали, и анализировать объемы личных документов. И вести работу со «штрафниками». Устройство Xerox может быть настроено так, чтобы запретить или ограничить цветную печать для тех сотрудников, которым это не нужно по должностным инструкциям. Можно настроить двусторонний режим печати по умолчанию, сокращая расход бумаги, или отслеживать, сколько работ выполнено в различных режимах печати, копирования, сканирования и факса, чтобы сотрудники не использовали печать в личных целях.

 

Отлично! А как еще новейшие принтеры могут оптимизировать внутренние процессы в компании?

Современные устройства помогут также повысить уровень безопасности и конфиденциальности документов компании. Устройства Xerox могут работать с личной карточкой сотрудника и выдавать ему из лотка только те документы, которые он отправил на печать. Когда сотрудник подходит к устройству, при прикладывании его карточки оно распечатывает только его листы. Для сотрудников, у которых нет компьютера, появляется возможность печатать типовые документы прямо с сервера и облачного сервиса. Эта функция может пригодиться курьерам или клининговому персоналу, который не находится в офисе постоянно, но использует печать документов для отчетности или получения заданий.

Многофункциональные устройства Xerox работают с готовыми приложениями — программы для разных задач на принтер можно устанавливать так же, как и на смартфон. Через экран устройства можно запустить приложение в зависимости от того, что нужно, – сканировать или печатать. Приложения можно найти в Xerox App Gallery. Устанавливать приложения могут сотрудники, у которых есть соответствующие права. Например, ID OCR используется для сканирования паспорта, а данные скана можно отредактировать прямо на экране устройства (если сканирование прошло не совсем точно) и отправить в систему, где хранятся данные сотрудников или клиентов. Это пригодится при приеме новых сотрудников на работу, регистрации гостей на мероприятии или в отеле.

 

Какие еще есть интересные приложения в App Gallery?

Приложение Xerox Easy Translator — сервис, который позволяет переводить документы более чем на 40 языков прямо с МФУ. Через приложение пользователь может получить машинный или профессиональный перевод документов. Можно выбрать из трех типов перевода: «Экспресс» (машинный перевод, отредактированный профессиональным переводчиком, — от $0,08 за слово), «Профессиональный» (над текстом работают переводчик и редактор — от $0,15 за слово) и «Эксперт» (безупречный перевод документов, выполненный специалистами в области выбранной тематики, — от $0,20 за слово). Эта услуга доступна даже тем, у кого нет МФУ — сервис предоставляет компания ABBYY. В компании утверждают, что приложение помогает сократить время перевода документов на 50%.

 

Здорово! А как-то еще принтер может помочь бизнесу сэкономить?

Некоторые приложения широко используются на крупных выставках и бизнес-мероприятиях. Например, Registration desk — автоматическая стойка регистрации, которая распознает штрихкоды на приглашениях, формирует персональные бейджи участников мероприятия и отправляет их на печать. Таким образом компания экономит время на регистрации гостей и может посвятить его более важным задачам. Xerox может также разрабатывать приложения по запросу, оптимизируя их под рабочие задачи заказчика с помощью внешних программистов и внутренних ресурсов. Используя самые современные инструменты и технологии сканирования и печати документов, любая компания сможет сэкономить время сотрудников и сократить расходы.

 

По Материалам официального сайта Xerox

39